You are hereΕτήσια Εσωτερική Έκθεση

Ετήσια Εσωτερική Έκθεση


Η Ετήσια Εσωτερική Έκθεση (Ν. 3374/2005, άρθρο 2, παρ. 5)

Υποβάλλονται κάθε χρόνο από όλες τις ακαδημαϊκές μονάδες με ευθύνη του ανώτατου συλλογικού τους οργάνου στη ΜΟ.ΔΙ.Π. του οικείου ΑΕΙ.

Περιλαμβάνουν συγκεντρωτικά στοιχεία με ποσοτικά δεδομένα για τους φοιτητές ή σπουδαστές, το διδακτικό, επιστημονικό, διοικητικό και λοιπό προσωπικό, τη φοιτητική μέριμνα, την υλικοτεχνική υποδομή και κάθε άλλο θέμα σχετικό με τη λειτουργία της ακαδημαϊκής μονάδας.

Διαδικασία Ετήσιας Απογραφής και Ετήσιες Έσωτερικές Εκθέσεις των Τμημάτων
Η συστηματική απογραφή και αποτύπωση του έργου που επιτελεί κάθε Ακαδημαϊκή Μονάδα είναι το πρώτο βήμα της διαδικασίας για τη διασφάλιση της ποιότητας.
Μέσα από τα συλλεγόμενα στοιχεία προκύπτει το περιεχόμενο της Ετήσιας Εσωτερικής Έκθεσης, που συντάσσεται στη διάρκεια κάθε ακαδημαϊκού έτους με ευθύνη της κάθε Ακαδημαϊκής Μονάδας.

Οι Ετήσιες Εσωτερικές Εκθέσεις παρέχουν στην Ακαδημαϊκή Μονάδα τη δυνατότητα να ελέγχει και να διαπιστώνει την ανταπόκριση της λειτουργίας της προς τους σκοπούς και τους στόχους που η ίδια έχει θέσει με την ιδρυτική της πράξη και με μεταγενέστερες αποφάσεις των αρμόδιων συλλογικών οργάνων της.

Σκοπός της διαδικασίας που οδηγεί στη σύνταξη των Ετήσιων Εσωτερικών Εκθέσεων είναι η τακτική και συστηματική παρακολούθηση όλων των πτυχών του σύνθετου έργου που επιτελεί η Ακαδημαϊκή Μονάδα. Με την αποτύπωση των στοιχείων αυτών στην Ετήσια Εσωτερική Έκθεση η Μονάδα αποκτά πρόσβαση σε σταθερά σημεία αναφοράς, με τα οποία μπορεί να ελέγχει και να επαναπροσδιορίζει αυτοτελώς την ποιότητα των λειτουργιών της και γενικότερα την πορεία της σε σχέση προς στόχους που η ίδια θέτει.

Μεταξύ διαδοχικών Ετήσιων Εσωτερικών Εκθέσεων η Μονάδα έχει την ευκαιρία και την υποχρέωση να ενισχύσει τα επιτεύγματά της ποσοτικά και ποιοτικά, αλλά και να αντιμετωπίσει τυχόν εκκρεμότητες ή προβλήματα, που επισημάνθηκαν με την ανάλυση των στοιχείων τεκμηρίωσης. Οι μεταβολές δεδομένων και δεικτών, που αποτυπώνονται στις διαδοχικές Ετήσιες Εσωτερικές Εκθέσεις, επιτρέπουν στη Μονάδα να παρακολουθεί την πορεία και την επιτυχία των πρωτοβουλιών της.

Ειδικότερα, οι Ετήσιες Εσωτερικές Εκθέσεις δίνουν, μεταξύ άλλων, την ευκαιρία στη Μονάδα να επιβεβαιώνει τους ρυθμούς και την αποτελεσματικότητα των λειτουργιών της και να εντοπίζει εγκαίρως σημεία στα οποία απαιτείται να αναπτύξει πρόσθετες, νέες ή διαφορετικές βελτιωτικές δράσεις. Παράλληλα όμως, μέσα από τις διαδοχικές Ετήσιες Εσωτερικές Εκθέσεις, η Μονάδα ελέγχει αυτοτελώς τη διαχρονική της πορεία, και μπορεί, στο πλαίσιο της περιοδικής εξωτερικής αξιολόγησης, να προβαίνει σε κριτική-αξιολόγηση του επιτελούμενου έργου, να το αναθεωρεί ή και να το επαναπροσδιορίζει.

Συλλογή των στοιχείων τεκμηρίωσης
Η σύνταξη της Ετήσιας Εσωτερικής Έκθεσης προϋποθέτει την πλήρη και συστηματική συλλογή έγκυρων στοιχείων για τη λειτουργία της Ακαδημαϊκής Μονάδας σύμφωνα με κριτήρια και δείκτες που διασφαλίζουν την Ποιότητα.

Η συλλογή των στοιχείων τεκμηρίωσης γίνεται με ευθύνη της Ακαδημαϊκής Μονάδας, με τη συμμετοχή όλων των μελών του προσωπικού και των φοιτητών ή σπουδαστών της και για όλα τα επίπεδα λειτουργίας της.

Κύριος στόχος της συλλογής των στοιχείων που θα αποτυπωθούν στην Ετήσια Εσωτερική Έκθεση είναι να εξυπηρετήσει και να διευκολύνει τόσο την καθημερινή λειτουργία της Ακαδημαϊκής Μονάδας όσο και τη λήψη αποφάσεων σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας της. Γι’ αυτό τα στοιχεία τεκμηρίωσης πρέπει κατά κανόνα να συλλέγονται:

  • Ανάλογα με την περιοδικότητά τους
  • Με αναλογική συμμετοχή όλων των μελών της Ακαδημαϊκής Μονάδας (διδακτικό και ερευνητικό, εκπαιδευτικό, διοικητικό προσωπικό, φοιτητές ή σπουδαστές) και
  • Με διαδικασίες κοινής αποδοχής μεταξύ των μελών της Ακαδημαϊκής Μονάδας.

Αντίστοιχα, και η Ετήσια Εσωτερική Έκθεση μπορεί να συντάσσεται είτε σταδιακά, κατά την πορεία συλλογής στοιχείων, είτε στο τέλος της περιόδου, με τρόπο που ορίζει η ίδια η Ακαδημαϊκή Μονάδα, προφανώς όμως με συγκερασμό και συνδυασμό των απόψεων όλων των μελών της. Οπωσδήποτε, η προσέγγιση που θα ακολουθηθεί στη συλλογή στοιχείων αποτελεί αποκλειστική ευθύνη της ίδιας της Μονάδας, των μελών της και των αρμόδιων οργάνων της. Κύριος γνώμονας για την υιοθέτηση και οριοθέτηση της προσέγγισης αυτής και στη συνέχεια για τη σύνταξη των Ετήσιων Εσωτερικών Εκθέσεων θα πρέπει να είναι η τεκμηριωμένη αποτύπωση της πορείας επίτευξης, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα, της αποστολής και των στόχων της Ακαδημαϊκής Μονάδας.

Σύνταξη της Ετήσιας Εσωτερικής Έκθεσης

Στα βασικά της σημεία η Ετήσια Εσωτερική Έκθεση αναφέρεται στα στοιχεία εκείνα που αποτυπώνουν τη λειτουργία της Μονάδας και αποτελεί συγκεντρωτική/περιληπτική παρουσίαση των στοιχείων τεκμηρίωσης.

Τα ποιοτικά, ποσοτικά ή και άλλα στοιχεία που περιλαμβάνονται στην Ετήσια Εσωτερική Έκθεση είναι κυρίως ενδεικτικά του μέτρου διασφάλισης της ποιότητας που έχει ορίσει η ίδια η Ακαδημαϊκή Μονάδα, με γνώμονα τις εξελίξεις τόσο των επιστημών που θεραπεύει όσο και των ακαδημαϊκών θεσμών. Μεταξύ διαδοχικών Ετήσιων Εσωτερικών Εκθέσεων η Μονάδα έχει την ευκαιρία και την υποχρέωση να ενισχύσει τα επιτεύγματά της ποσοτικά και ποιοτικά, αλλά και να αντιμετωπίσει τυχόν εκκρεμότητες ή προβλήματα που επισημάνθηκαν με την ανάλυση των στοιχείων τεκμηρίωσης. Οι μεταβολές δεδομένων και δεικτών που αποτυπώνονται στις διαδοχικές Ετήσιες Εσωτερικές Εκθέσεις επιτρέπουν στη Μονάδα να παρακολουθεί την πορεία και την επιτυχία των πρωτοβουλιών της.

Εύλογα, η σύνταξη της Ετήσιας Εσωτερικής Έκθεσης διευκολύνεται σημαντικά από τη συστηματική, λεπτομερή και, κυρίως, αξιόπιστη συλλογή των επιμέρους στοιχείων, τα οποία αποτελούν και την ουσιαστική της τεκμηρίωση. Όσο για την ποιότητα των στοιχείων, προφανώς εξαρτάται από την αποτελεσματικότητα και τη διαφάνεια με την οποία υιοθετούνται και εφαρμόζονται οι διαδικασίες συλλογής και καταγραφής των δεδομένων.

Όπως κατά τη συλλογή των στοιχείων, η υιοθέτηση κατά τη σύνταξη της Ετήσιας Εσωτερικής Έκθεσης, μεταξύ άλλων, των προτύπων, των κριτηρίων και των δεικτών διασφάλισης της Ποιότητας που ορίζει η Α.ΔΙ.Π. θα διευκολύνει σημαντικά την υλοποίηση από το Τμήμα της δεύτερης φάσης της διαδικασίας, δηλ. της Εσωτερικής Αξιολόγησης. Εξάλλου, η τυποποίηση των κριτηρίων θα επιτρέψει σε δεύτερο στάδιο την αναγωγή των στοιχείων στο επίπεδο του Ιδρύματος και, τελικά, σε εθνικό επίπεδο.

Η αντιστοίχιση της Ετήσιας Εσωτερικής Έκθεσης με τα πρότυπα της Α.ΔΙ.Π. δεν είναι υποχρεωτική αλλά ευκταία, ώστε να μπορούν τα στοιχεία που συγκεντρώθηκαν για τις Ετήσιες Εσωτερικές Εκθέσεις να χρησιμοποιηθούν χωρίς πρόσθετη επεξεργασία για τη συμπλήρωση των τυποποιημένων εκθέσεων εσωτερικής και εξωτερικής αξιολόγησης. Για διευκόλυνση των Τμημάτων, η Α.ΔΙ.Π. προχώρησε στην έκδοση ενός πλαισίου οδηγιών για τη σύνταξη των Ετήσιων Εσωτερικών Εκθέσεων και φυσικά παραμένει στη διάθεση των ενδιαφερομένων για να βοηθήσει όπου χρειασθεί.

Αυτονόητο είναι ότι κάθε Μονάδα μπορεί και πρέπει να εξειδικεύσει και να συμπληρώσει τα στοιχεία που συλλέγει και συνθέτει, με πρόσθετα κριτήρια ή δείκτες, τα οποία κρίνει ότι αποτυπώνουν και αναδεικνύουν συγκεκριμένες πτυχές της ιδιαίτερης φυσιογνωμίας της.